Ekip çalışmasından başarılı sonuçlar alabilmek için ekip üyelerinin yapacağı toplantılar ile ilgili olarak bazı ilkelerin olması gereklidir. Toplantı Yönetimi, bu konuda yönetim uzmanlarının geliştirdiği kavramlardan birisidir. Toplantı yönetimi içerisinde ideal toplantılarda bulunması gerekli olan ilkeler ve özellikler ele alınmaktadır. İdeal bir toplantı yönetimi için gerekli şartları kısa başlıklar altında özetlemeye çalışalım:

Toplantının konusu, yapılacağı yer ve zamanı, toplantıya kimlerin katılacağı vs. hususlar önceden tesbit edilmeli ve ekip üyelerine bildirilmelidir.

Toplantı için özel bir “toplantı odası” tahsis edilmelidir. Toplantı odasında görsel araçlar (tepegöz, vs.) bulundurulmalıdır.

Toplantılara gündem okunarak başlanmalıdır.

Toplantı konuları belirli bir sıra ile ele alınmalı ve tartışılmalıdır. Her konu için uygun bir tartışma zamanı belirlenmelidir.

Toplantılarda herkese konuşma imkanı verilmelidir.

Toplantılarda dinleme saygısına önem verilmelidir.

Toplantıların etkin işlerliği için toplantıyı yönetecek bir lidere mutlaka gerek vardır.

Toplantılarda önce sorunların teşhisi yapılmalı, sonra çözüm önerileri sunulmalıdır.

Beyin fırtınası tekniği ile sorunlar tespit edilmeli ve sorunlara alternatif çözümler aranmalıdır.

Konsensüse önem verilmeli ve toplantılarda uzlaşma bilimsel bazı teknikler kullanılarak gerçekleştirilmelidir.

Toplantıda alınan kararlar yazılmalı ve daha sonra toplantıya katılan kişilere duyurulmalıdır.