Coşkun Can Aktan & İstiklal Yaşar Vural

 

Başarılı Bir Bilgi Yönetiminin Temel İlkeleri

Başarılı bir bilgi yönetiminin temel ilkelerinin neler olması gerektiği sorusuna cevap oluşturacak çalışmalardan biri Jarrar (2002)’ın bilgi yönetimi alanında başarılı en iyi uygulamalara örnek teşkil eden önde gelen 40 firmayı içeren çalışmasıdır[1].  Bu çalışmada ulaşılan bulgular dikkate alındığında başarılı bir bilgi yönetiminin temel ilkeleri birkaç ana başlık altında ele alınabilir (Şekil 5):

± Bilgi yönetimine stratejik öncelik verilmelidir.  Bilgi yönetimine stratejik önceliğin sağlanması bilgi yönetimi uygulamalarının başarısında temel bir role sahiptir. Jarrar (2002:323)’e göre bu ilke doğrultusunda üç nokta üzerinde önemle durulmalıdır: Öncelikle, organizasyonun stratejisi dikkate alınarak bilgi yönetimi amaç ve uygulamaları öncelik sırasına konulmalıdır. Sıralama işleminde endüstri ve firma için önemli olan bilgiler ve bu bilgilerin oynayacağı rol açıkça tanımlanmalı, rakiplerin strateji ve bilgi varlıkları dikkate alınarak aradaki mesafe belirlenmeli ve entelektüel sermaye ile ilgili gelişmeler sürekli olarak değerlendirilmelidir. İkinci olarak, bilgi yönetiminin değer yaratma ile bağlantısı sağlanmalıdır. Bilgi yönetiminin amacı daha fazla değer yaratmak olmalıdır. Firmanın rekabet gücünü pekiştirmeyen, ilave değer yaratmayan ve verimliliği artırmayan bilgi yönetimi uygulamaları zaman ve para israfından başka bir şey değildir. Son olarak, kıdemli yöneticilerin desteği sağlanmalıdır. Değişime karşı oluşacak direnmeyi azaltmak için kıdemli yöneticilere bilgi yönetimi ve örgütsel öğrenmenin firmanın başarısındaki önemi anlatılmalı, altyapı için gerekli fon ve kaynaklar ayrılmalı ve firmanın bu konudaki kararlılığı açıkça ortaya konulmalıdır.

± Örgütsel bilgi tanımlanmalı ve anlaşılmalıdır. Başarılı bir bilgi yönetimi için bilginin firma bünyesinde nasıl ve nerede geliştirileceği açıklığa kavuşturulmalıdır. Firmalar, bu amaçla, Skandia gibi örgütlerin en iyi uygulamalarını dikkate alarak kendi bilgi tanımlama modellerini geliştirebilirler. Bunun için örgütsel bilgi tanımlanmalı ve bilgi haritaları çıkarılmalıdır.

± Öğrenilen bilgi,  uygulama ve özgün tecrübelerin örgüt içinde transferini gerçekleştirmek için gerekli süreçler oluşturulmalıdır (en iyi uygulamalar veri tabanı). Bilgi teknolojilerinin sağladığı tüm yeteneklerden (veritabanları, örgüt içi ağlar, yapay zeka, mobil telefonlar, internet v.b.) yararlanılmalıdır. Bu amaç doğrultusunda bilgi teknolojilerinin kullanılması ile ilgili en iyi  uygulamalar belirlenerek bu uygulamalardan faydalanılmalıdır. Bilgi yönetim sürecinin tüm aşamalarını dizayn etmek ve yönetmekle görevli özel bir ekip işbaşına getirilmelidir. Entelektüel sermaye ve bilgi yönetimini değerlendirmeye yönelik teknikler geliştirilmelidir. Genellikle, beşeri sermaye ve ağlara yapılan yatırımlardan daha ziyade diğer sermaye yatırımları önemli görülmekte ve beşeri sermaye yatırımlarının değeri küçümsenmektedir. Teknolojik yapı yeniden dizayn edilmeli ve bu yolla tanımlanan örgütsel bilgiler iç ve dış kaynaklardan toplanarak depolanmalıdır. Bilgi yönetiminin başarısında teknolojik yapının (BİT, İntranet, internet, ağlar v.b.) yeteneği ve başarılı bir biçimde işlevlerini yerine getirmesi çok önemlidir. Bu nedenle mevcut teknolojik yapı yenilenmeli ve belirli aralıklarla test edilmelidir. Bu alanda örgütün ihtiyaçlarının belirlenmesi için ihtiyaç değerlendirme toplantıları yapılarak teknolojik yapının periyodik bakımı sağlanmalıdır.

± Mümkünse parasal değerlerle, değilse gösterge veya matrislerle entelektüel sermayenin göreceli değeri ortaya konulmalıdır. Bilgi yönetimi uygulamalarının başarısı her aşamada test edilmelidir. Bu amaçla, kalite ve verimlilik ölçülmeli; bilgi yönetimi uygulamalarındaki performanslar ölçülmeli; ihtiyaç değerlendirme raporlarına göre performans düzeyleri, sistemdeki iyileşme olanakları ve beşeri sermayenin performansı izlenmelidir.

Şekil 5. Bilgi Yönetimi İçin Genel Çerçeve

± Örgüt kültürü başarılı bir bilgi yönetiminde son derece önemlidir. Çalışanların entelektüel açıdan üstün ve keşfetmeye istekli olmaları, kıdemli yöneticilerin bilginin kullanılması ve yaratılmasını desteklemeleri, kişilerin bilgi paylaşmalarını engelleyici bir ortamın oluşmaması ve kişilerin bilgiye yönelik olumlu bir oryantasyona sahip olmaları örgüt kültürünün bilgi yönetimini destekleyici bir faktör olmasında belirleyicidir. Bu amaç doğrultusunda örgüt içinde bilgi paylaşımı teşvik edilmeli ve bilgi paylaşımı ödüllendirilmelidir. Örgüt içinde bilginin yaratılması ve geliştirilmesi örgüt kültürünün bilgi yönetimini teşvik edici etkisinin bir sonucudur. Bilginin yaratılması ve geliştirilmesini teşvik etmek için en iyi kişilerin örgütte istihdamını sağlayacak bir işe alma ve terfi politikası izlenmelidir.


 

[1] Jarrar (2002) tarafından yapılan çalışmada bilgi yönetimi açısından en iyi uygulamalara sahip 40 firma arasında Ove Arup, Cap Gemini, KPMG, BT, McDonald’s, Oracle, Saatchi & Saatchi, 3COM, Nortel,  Kodak, DHL International, IBM, Royal Mail, Skandia Life, Werox, Nationwide Building Society, Rolls Royce, Honda Motor Europe, Boston Consulting Group gibi önde gelen firmalar da yer almaktadır.

 

   
   

© 2004, C.C.Aktan

Tüm hakları saklıdır. Bu web sayfasında C.Can Aktan ve İstiklal Y. Vural tarafından hazırlanan ve Çizgi Kitabevi tarafından yayınlanan Bilgi Yönetimi ve Bilgi Sistemleri adlı eserin bir kısmı yer almaktadır. Bu web sayfasındaki bilgilerden yararlanıldığında bilimsel araştırma etik ilkeleri gereğince kaynak gösterilmesi gerekir.  Bu web sayfasındaki metinlerin tamamı Fikir ve Sanat Eserleri Yasası hükümleri gereğince yazılı izin alınmaksızın hiç bir şekilde kullanılamaz.